Если вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут порой повторяться, к примеру, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить необходимый параметр каждый раз, легче и проще один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.
В записи мы разберем, как сделать выпадающие списки разного вида в таблице Excel.
Создаем простой выпадающий список
Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. В данный момент выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2.
Переходим во вкладку «Данные» и щёлкаем по кнопочке «Проверка данных».
На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список». В поле «Источник» можно ввести значения разными способами:
1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;
2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для раскрывающегося списка;
3 – выделяем ячейки с именами, щёлкаем по ним правой клавишей мышки и выбираем из меню «Присвоить имя».
Дальше впишите «Имя» для выделенных данных.
Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=», затем пишем созданное имя.
Тем самым, мы создали простой выпадающий список в Excel.
Если у вас имеется заголовок для столбца, и значениями надо заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9. Так можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.
Добавляем значения в выпадающий список – динамический список
При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.
Выделяем диапазон ячеек – D1:D8, затем на вкладке «Главная» щёлкаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.
Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками».
Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники», и заполняем ее данными.
Выделяем ячейку, в которой будет раскрывающийся список и щёлкаем по кнопочке «Проверка данных». В следующем окошке, в поле «Источник», пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]»). У меня одна таблица на листе, так что пишу «Таблица1», если будет вторая – «Таблица2», и так далее.
В данный момент добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В раскрывающемся списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.
Выпадающий список со значениями с другого листа
Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.
На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем щёлкаем по кнопочке «Проверка данных».
Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.
В данный момент можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.
Создаем зависимые выпадающие списки
Допустим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, надо присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой клавишей мышки и выбираем из списка «Присвоить имя».
Первый называем «Имя», второй – «Фамилия», третий – «Отч».
Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники».
Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выберите «Список», в поле источник – или введите «=Сотрудники», или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.
Первый выпадающий список создан. В данный момент в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя», во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.
Выделяем ячейку и щёлкаем по кнопочке «Проверка данных». В поле «Тип данных» выбираем «Список», в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1). Тут Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.
По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.
Если в будущем, надо будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, к примеру, «Фамилия». Перейдите во вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен». Затем в имени диапазона выбираем «Фамилия», и внизу, вместо последней ячейки С3, напишите С10. Нажмите галочку. После чего диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.
В данный момент вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.
